Virtualização de documentos trará mais economia para ALEP

O curso de Introdução à Arquivologia para Administração Pública, finalizado nesta quarta-feira (15) marcou o início de uma nova era na Assembleia Legislativa do Estado do Paraná (ALEP): a virtualização de todos os documentos que circulam na Casa de Leis. O curso foi organizado pela Escola do Legislativo, que está em sintonia com a determinação da Mesa Executiva da Alep, de modernizar e dar agilidade aos trabalhos da Alep e garantir maior transparência para atender os anseios da sociedade paranaense.

“O que nós fizemos nestes dois módulos foi introduzir conceitos e técnicas arquivísticas aos servidores públicos. Mostrar o que já estamos fazendo em alguns setores da Casa e que logo chegará a todos os setores. Faremos oficinas em todos os departamentos, realizaremos um diagnóstico da massa documental, e a partir daí adequar cada um ao novo processo da Assembleia”, afirmou Gilberto Ayres Martins, responsável pelo Departamento de Arquivos da Alep. Segundo Gilberto, o processo de virtualização é complexo e trabalhoso no início, “mas após o start, a gestão de documentos da Casa vai agilizar o trabalho em todos os setores. Não apenas isso: representação uma grande economia aos cofres públicos e tornará ainda mais fácil o acesso do cidadão aos documentos”.

Hoje, por exemplo, qualquer pessoa tem acesso virtual à prestação de contas dos deputados e aos projetos de lei que tramitam na casa. Mas, internamente, tudo isso ainda demanda de uma grande circulação de papel. Isso tudo vai mudar. “Toda virtualização faz com que a digitalização seja inevitável, é um processo presente e que não tem mais volta. Com o processo iniciado, num primeiro momento, teremos uma grande economia de papel. Quando os documentos nascerem digitais, teremos uma redução drástica no uso do papel. E tudo isso será uniformizado, o que também representa economia de tempo e dinheiro público”.

Reciclagem –Os próximos passos, segundo relatou Gilberto aos participantes do curso, será a Assembleia criar uma tabela finalística, que determinará o tempo de vida útil de cada documento. “Cada conjunto documental tem a sua especificidade, tem a sua temporalidade de acordo com a Legislação.” Independente do tempo de guarda, os documentos elegíveis para descarte seguem um ritual, que prevê a publicação em Diário Oficial e um período de quarentena, caso algum órgão externo ou cidadão o requeira. “Se algum órgão ou cidadão quiser a guarda do documento ou da informação, obedecemos a um período de 30 dias após a publicação.” Depois disso a massa documental descartável é encaminhada para fragmentação em uma empresa especializada, que tenha uma contrapartida social, e será reciclada. Permanece a documentação virtual para acesso e consulta.