Arquivo Vivo

O arquivo da Assembleia Legislativa do Paraná (Alep) é o destino de todos os documentos produzidos pelos departamentos, coordenadorias e diretorias da Casa. É lá que os papéis oficiais são catalogados, cadastrados e digitalizados para que as solicitações de acesso, feitas pelos mais diversos órgãos públicos e da iniciativa privada, sejam atendidas da melhor maneira possível.

Quem coordena todos esses trabalhos é Gilberto Martins Ayres, graduado em Arquivologia pela Universidade Estadual de Londrina, com especialização em Tecnologias para Educação pela Universidade Federal do Paraná. Atua na área desde 2006, tendo atuado no Poder Executivo, dentro do Arquivo Público do Estado.

Gilberto, que trabalha na Alep desde fevereiro deste ano, é o responsável pela Coordenadoria de Arquivo da Casa, setor ligado à Diretoria Administrativa. Ele conta que o setor está passando por uma modernização com objetivo de criar um novo processo de digitalização de todos os documentos sob responsabilidade do Arquivo da Assembleia.

“Isso traz benefícios para todos, porque irá desburocratizar os serviços, melhor atender ao cidadão, além da economia financeira e de espaço físico. Todo o processo está sendo realizado seguindo as normas adequadas. Até criamos um novo código de arquivamento específico para a Assembleia", explica. 

Neste processo todo, um dos desafios de Gilberto e da equipe da Coordenadoria de Arquivo é realizar a descrição completa do documento na fase catalogação. “Uma descrição falha é a mesma coisa que você perder um documento. A descrição de um papel oficial exige o seguimento de normas e o máximo de detalhamento. É uma parte muito importante do processo”, explica.

A lida com documentos raros e antigos também tem desafiado os servidores do Arquivo da Assembleia. “Temos um cuidado especial com os documentos de valor histórico, que muitas vezes não estão nosso arquivo principal. Além a condição do papel exige um cuidado maior. Por isso usamos luvas para manuseá-los”, conta.

Nas mãos da equipe do setor estão passando papéis assinados desde o ano de 1870.

O especialista trata a arquivologia com muito carinho, demonstra orgulho ao falar da profissão e da sua importância em todos os setores públicos. “A Arquivologia é uma ciência auxiliar do Direito e da História, ela está presente na vida das pessoas mais do que se imagina e precisamos destacar a sua importância”, conclui. 

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